El Hot-Desking transforma los modelos de oficina tradicional

Esta tendencia reduce los costos en mobiliario excesivo para todos los trabajadores e incrementa ganancias para la empresa 

La evolución tecnológica ha provocado un cambio en los modelos de trabajo actuales, haciendo que ideas como una oficina tradicional o el esquema de un escritorio por persona se tengan que transformar y adaptar a las nuevas necesidades de sus inquilinos.

Una de estas nuevas tendencias es el Hot-Desking o área compartida, donde varios trabajadores usan una misma estación y se rotan a lo largo del día, incorporando elementos o muebles transformables y ajustables, incluyendo herramientas particulares como mouses, teléfonos, lámparas y pantallas.

De acuerdo con Jon Strassner, vicepresidente de Humanscale y líder en estrategia de trabajo y relaciones industriales, la implementación de Hot-Desking reduce los costos en mobiliario excesivo para todos los trabajadores y resulta atractivo para mejorar las ganancias de las empresas.

“Las oficinas modernas, que implementan Hot-desking, pueden adaptarse a cualquier espacio con servicios que se acomoden a todos, la preocupación de asignar una oficina a cada persona es cosa del pasado”, destaca el directivo.

Actualmente muchas empresas no consideran todavía tan necesario transitar hacia el Hot-Desking o una oficina más ergonómica; sin embargo, Strassner recomienda revisar los costos indirectos por lesiones, que en su mayoría sobrepasan hasta 10 veces los costos directos por incidente.

“Esta inversión se consolida aún más si los elementos incorporados responden a la salud y fisionomía de la fuerza laboral”, destaca el especialista de Humanscale.

Jon Strassner dijo que las compañías que ya han invertido en ergonomía, pueden calcular sus ganancias restándole a los gastos totales por lesiones cuando eran una oficina tradicional, el monto invertido en herramientas ergonómicas y los gastos por lesiones post transformación. De esta manera podrán visualizar más claramente el retorno de la inversión.

Cómo transformar la oficina

Para transformar la oficina con este esquema, la firma recomienda que se haga de forma bidireccional, partiendo del liderazgo de la empresa, tomando conciencia de la inversión que debe realizarse en herramientas ergonómicas útiles que se ajusten al nuevo modelo de trabajo.

Además de contar con una retroalimentación de los trabajadores que permita conocer el tiempo en horas que ocupan en una silla o si deben trabajar de pie, además de determinar claramente si realizan actividades que requieran un esfuerzo repetitivo.

Toda esta información debe plasmarse en un registro con el cual la transición hacia la nueva oficina será mucho más sencilla.

Tips:

• Deshacerse de los cubículos u oficinas particulares es la mejor manera de comenzar a cambiar el entorno, compartir el trabajo e incorporar los recursos naturales como la luz del día.
• Los muebles deben poder moverse por toda la oficina y ser flexibles o adaptables para amoldarse a cualquier tipo de trabajo, esto incluye escritorios para trabajar sentado y de pie y sillas ergonómicas, intuitivas y de fácil uso.
• Colocar varios brazos para monitores permite el ajuste de la altura y el movimiento de pantallas para que todos los colaboradores puedan aprovecharlas. Estos brazos facilitan también la administración de cables o conexión de otros dispositivos de forma directa, reduciendo el desorden notoriamente.
• También es muy importante considerar descansos regulares de 15 minutos donde los trabajadores puedan hacer estiramientos ligeros y fomenten la relajación para evitar peligros potenciales.
• El ruido que pudiera parecer molesto en las oficinas antiguas ya no es problema, de hecho, no es una distracción en absoluto. Los empleados más jóvenes pueden beneficiarse al ver y escuchar a los empleados más experimentados realizar sus tareas. Este tipo de mentoría pasiva ayuda a los nuevos empleados a captar mucho más rápido las ideas.

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Fernando Navarrete